Fallstudien | KKC — Kai Kramer Consulting

Fallstudien

Typische Aufgaben aus Kanzlei- und Facharbeit, übersetzt in standardisierte Abläufe mit nachvollziehbarer Prüfung, klarer Freigabe und dokumentierten Ergebnissen.

Erstgespräch anfragen

RunMyOffice

RunMyOffice hilft KMU, Kanzleien und kaufmännischen Bereichen dabei, E-Mails, Rückfragen, Wissenssuche und Dokumentenabläufe sauberer zu organisieren. Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Rückfragen und mehr Fokus im Alltag.

RunMyOffice ansehen

Intelligente Inbox (E-Mails & Rückfragen)

Problem

Zu viele E-Mails, zu viele Rückfragen, zu viele Abstimmungen. Antworten und Weiterleitungen liefen uneinheitlich, Aufgaben blieben hängen oder wurden doppelt gemacht. KI wurde vereinzelt genutzt – brachte aber keine verlässliche Entlastung im Team.

Ziel

E-Mails schneller bearbeiten, Rückfragen reduzieren, Zuständigkeiten klären und eine gleichbleibende Qualität sicherstellen – ohne dass alles an einzelnen Personen hängt.

Lösung

Aus manueller KI-Nutzung wurde ein fester Ablauf mit Unterstützung durch eine Assistenz-Software: E-Mails werden beim Eingang automatisch vorsortiert (Typ/Dringlichkeit), an den richtigen Schritt weitergeleitet und für Standardfälle werden Antwort-Entwürfe anhand festgelegter Vorlagen erstellt. Unklare Fälle werden markiert und zur Prüfung vorgelegt, statt falsch „durchzulaufen".

Beleg- & Rechnungsverarbeitung (Ablage, Daten, Übergabe)

Problem

Belege kamen per E-Mail als PDF/Scan. Daten wurden per Hand übertragen, Dokumente unterschiedlich benannt und irgendwo abgelegt. Es fehlten Informationen, es gab Rückfragen und vermeidbare Fehler.

Ziel

Belege zuverlässig erfassen, sauber ablegen und so vorbereiten, dass Buchhaltung/Steuerberatung sie ohne Nacharbeit nutzen können.

Lösung

Wir haben aus dem händischen Copy/Paste einen automatisierten Ablauf gemacht: Belege werden beim Eingang erkannt, wichtige Daten (Lieferant, Betrag, Datum, Fälligkeit) werden automatisch ausgelesen und nach klaren Regeln kategorisiert. Die Ablage erfolgt einheitlich, der Bearbeitungsstatus ist sichtbar (z. B. „zu prüfen", „freigegeben"), und am Ende stehen strukturierte Daten für Export/Weitergabe bereit.

Offene Posten & Zahlungstermine (Fälligkeiten im Griff)

Problem

Fälligkeiten und Fristen gingen im Alltag unter (Skonto, Mahnungen, regelmäßige Zahlungen). Oft wurde erst reagiert, wenn es dringend wurde – inklusive Stress und Zusatzaufwand.

Ziel

Zahlungstermine frühzeitig erkennen, offene Posten transparent halten und rechtzeitig erinnern – mit klarer Verantwortung.

Lösung

Statt manuell Listen zu pflegen, wurde ein Ablauf eingeführt, der Fälligkeiten aus Dokumenten und E-Mails automatisch übernimmt, als Aufgabe erfasst und nach festen Regeln erinnert (z. B. 7 Tage vorher, 2 Tage vorher, Eskalation). Sonderfälle (fehlende Angaben, Unklarheiten) werden automatisch zur Klärung weitergeleitet, damit der Prozess stabil bleibt.

Vertragswächter (Laufzeiten, Kündigungen, Verlängerungen)

Problem

Verträge lagen verteilt (E-Mail, Ordner, PDFs). Kündigungsfristen, automatische Verlängerungen und wichtige Termine wurden zu spät bemerkt – mit unnötigen Kosten und Zeitdruck.

Ziel

Eine zentrale Vertragsübersicht und eine verlässliche Fristenkontrolle schaffen, sodass nichts mehr untergeht.

Lösung

Aus „Fristen im Kopf / im Kalender, wenn man dran denkt" wurde ein Vertragswächter: Verträge werden einheitlich erfasst, wichtige Daten (Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerung, zuständige Person) werden automatisch aus dem Dokument übernommen und Erinnerungen laufen nach festen Regeln (z. B. 90/60/30 Tage vorher). Wenn niemand reagiert, wird automatisch nachgefasst.

Wissensmanagement (Vorlagen, Regeln, „Wo steht was?")

Problem

Wichtige Informationen steckten in Ordnern, E-Mails und einzelnen Dokumenten. Mitarbeitende suchten lange nach der richtigen Vorlage oder nutzten unterschiedliche Versionen. Das führte zu Unterschieden in Qualität und unnötigen Rückfragen.

Ziel

Wissen und Vorlagen so organisieren, dass jeder schnell die richtige, aktuelle Information findet und im Team einheitlich gearbeitet wird.

Lösung

Wir haben eine klare Struktur für Vorlagen und Wissen eingeführt (einheitliche Ablage, Versionen, Verantwortlichkeiten) und daraus einen Standardprozess gemacht: Die Assistenz-Software schlägt bei typischen Aufgaben passende Vorlagen vor und erstellt auf dieser Basis Entwürfe (z. B. E-Mails, Zusammenfassungen, Checklisten). Inhalte werden nicht „frei erfunden", sondern folgen den vereinbarten Regeln; bei Unsicherheiten wird zur Prüfung vorgelegt.

Qualitätscheck für Gutachten/Dokumente (Fehler reduzieren, Konsistenz erhöhen)

Problem

Die Qualität von Gutachten und Dokumenten schwankte: Rechtschreibfehler, falsche Kundendaten, Widersprüche im Text, formale Anforderungen wurden nicht konsequent eingehalten. Korrekturschleifen kosteten Zeit und Nerven.

Ziel

Dokumente vor Abgabe schneller prüfen, typische Fehler systematisch vermeiden und die Qualität über alle Bearbeiter hinweg stabilisieren.

Lösung

Statt „man schaut nochmal drüber" wurde ein standardisierter Prüfablauf aufgebaut: Eine Assistenz erstellt automatisch eine Prüfliste je Dokument, markiert Abweichungen (z. B. Inkonsistenzen, fehlende Pflichtangaben) und erstellt einen Korrekturhinweis. Der Mensch prüft gezielt die markierten Punkte und gibt final frei. Ergebnis: weniger Schleifen, mehr Sicherheit.

Eingangrechnungsprüfung (Lieferant/Bestellung/Abgleich)

Problem

Eingangsrechnungen mussten manuell geprüft werden: stimmt der Lieferant, passt der Betrag zur Bestellung, ist alles vollständig? Abweichungen wurden oft spät erkannt, Nachfragen zogen sich.

Ziel

Standardfälle schneller prüfen und Abweichungen früh erkennen – ohne zusätzliche Nacharbeit durch „halbfertige Automatisierung".

Lösung

Wir haben klare Prüfkriterien und Grenzwerte definiert und daraus einen automatisierten Ablauf gebaut: Rechnungen werden erkannt, die relevanten Daten werden ausgelesen und mit Bestellung/ERP-Daten (oder einer einfachen Bestellliste) abgeglichen. Nur Abweichungen oder unvollständige Fälle werden zur Klärung vorgelegt – inklusive Hinweis, was genau fehlt oder nicht passt.

AGB-/Vertragsprüfung neuer Kunden/Lieferanten (Risiken schneller erkennen)

Problem

Neue Partner brachten AGB und Vertragsbedingungen mit, die unterschiedlich geprüft wurden. Das kostete Zeit und führte dazu, dass Risiken erst spät auffielen oder Prüfungen liegenblieben.

Ziel

Eine schnelle, einheitliche Vorprüfung schaffen und klare Regeln, wann etwas eskaliert werden muss.

Lösung

Wir haben einen Standardkatalog an Prüfpunkten aufgebaut (z. B. Haftung, Laufzeit, Kündigung, Zahlungsbedingungen) und daraus einen Ablauf gemacht: Die Assistenz liest Dokumente ein, erstellt eine verständliche Zusammenfassung und markiert kritische Stellen. Je nach Risikostufe wird automatisch an die zuständige Person weitergeleitet oder zur Freigabe vorgelegt.

FAQ aus Kundenanfragen & Support-Assistenz (Standardfragen automatisch beantworten)

Problem

Viele Kundenfragen wiederholen sich. Trotzdem wurden Antworten jedes Mal neu formuliert, wodurch Aufwand, Wartezeit und Unterschiede in der Qualität entstanden.

Ziel

Wiederkehrende Fragen schneller beantworten, ohne dass falsche oder uneinheitliche Aussagen rausgehen – und gleichzeitig neue Fragen systematisch erfassen.

Lösung

Wir haben aus vorhandenen Anfragen und Antworten eine gepflegte FAQ-Basis aufgebaut und einen Ablauf eingeführt: Häufige Fragen werden automatisch erkannt und es werden passende Antwort-Entwürfe erstellt. Neue oder unklare Fragen werden als „neu" markiert, an die zuständige Stelle gegeben und anschließend in die Wissensbasis übernommen. So wird der Support mit der Zeit immer schneller und stabiler.

AI-gestützte Recherche für Steuer-/Rechtsinformationen (internes Wissen nutzbar machen)

Problem

Recherche in langen, komplexen Dokumenten kostet viel Zeit. Ergebnisse hängen stark davon ab, wer sucht und wie gesucht wird. Häufig werden Inhalte doppelt recherchiert.

Ziel

Recherchen beschleunigen und gleichzeitig nachvollziehbar machen, auf welcher Grundlage Aussagen entstehen.

Lösung

Wir haben den vorhandenen Bestand an Dokumenten strukturiert eingebunden und einen Ablauf geschaffen, der Anfragen sauber aufbereitet: Das System findet die relevanten Stellen, erstellt Zusammenfassungen und liefert Formulierungsvorschläge – jeweils mit Verweis auf die Quelle. Unklare oder riskante Punkte werden zur Prüfung markiert, statt „glatt" beantwortet zu werden.

Endkunden-Chat für Steuerinformationen (saubere Antworten statt freies Experimentieren)

Problem

Endkunden stellten viele ähnliche Fragen, aber Antworten mussten manuell erstellt werden. Gleichzeitig war wichtig, dass Informationen aktuell bleiben und Änderungen im Steuerrecht schnell einfließen.

Ziel

Nutzerfragen schnell beantworten, Qualität stabil halten und Inhalte laufend aktualisieren können.

Lösung

Wir haben eine Wissensbasis mit regelmäßiger Aktualisierung etabliert und einen geregelten Ablauf für Antworten eingeführt: Der Chat erstellt Antworten auf Basis der gepflegten Inhalte und protokolliert, welche Themen häufig vorkommen. Neue Fragen oder Auffälligkeiten werden gesammelt, ausgewertet und führen zu gezielten Updates der Inhalte. So wird das System im Betrieb besser, statt nur „einmal gebaut" zu sein.

Prüfen wir den passenden Pilot für Ihre Kanzlei.

In einem ersten Gespräch ordnen wir ein, welche wiederkehrenden Aufgaben sich für einen kontrollierten KI-Workflow eignen und welche Prüfschritte von Anfang an dokumentiert werden müssen.

Der nächste Schritt ist ein klar abgegrenzter Kanzlei-KI-Check.

Erstgespräch anfragen